Ponencia: Sistema Integral de Información Financiera para los Municipios.
Ponente: Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.
Vicepresidencia del Sector Gobierno.
Comisión de Contabilidad Municipal.

CONSIDERACIONES.

Primera.

En México, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público ha implementado el Programa de Modernización de los Sistemas de Contabilidad Gubernamental y Cuenta Pública, cuya misión es ser el instrumento a través del cual las instituciones gubernamentales del país impulsen el desarrollo integral y la modernización permanente de los esquemas de administración financiera para lograr una eficiente gestión pública y una apropiada rendición de cuentas. Su objetivo principal es armonizar técnica y metodológicamente los sistemas de contabilidad gubernamental utilizados en el país y la generación de cuentas públicas compatibles a nivel nacional. Este Programa ha tenido cierta acogida en los gobiernos estatales, lo que no ha sucedido con los gobiernos municipales.

Segunda.

Dependiendo del tipo de información financiera que utilicen los gobiernos, así como la responsabilidad asumida respecto a los recursos que administran, adoptarán la base de registro contable que cumpla con sus objetivos. En la actualidad se practican cuatro bases de registro, siendo estas: efectivo, efectivo modificado, devengado modificado y devengado. A esta última se le conoce mejor en la normatividad gubernamental como “base acumulativa” y es la que proporciona a los usuarios de la información financiera de la totalidad de los recursos económicos de la entidad, incluyendo los activos financieros y los activos físicos o de capital, pasivos a largo plazo, provisiones de carácter laboral y los costos y gastos relacionados con los ingresos y las depreciaciones de los activos capitalizables.

Tercera.

La INTOSAI ha emitido un conjunto de normas que definen un nivel mínimo de aceptabilidad para un sistema de control interno. Las normas generales que en mayor grado se identifican con la finalidad de esta propuesta son:
a. Se fijarán objetivos específicos de control para cada actividad de la organización, y los mismos deberán ser adecuados, completos, razonables e integrados en los objetivos generales de la organización.
b. El sistema proporcionará la seguridad razonable de que se cumplirán los objetivos de un sistema de control interno.

Cuarta.

El Fondo Monetario Internacional, a través de su Departamento de Finanzas Públicas, ha elaborado un Manual de Transparencia Fiscal, definiéndola conceptualmente como “apertura al público en lo que se refiere a la estructura y las funciones del gobierno, las intenciones de política fiscal, las cuentas del sector público y las proyecciones fiscales”

Este manual, en su apartado “Acceso del Público a la Información”, precisa lo siguiente:

Párrafo 59. Uno de los requisitos fundamentales de la transparencia fiscal es que el público disponga de información completa sobre las finanzas públicas. Los principios y prácticas al respecto se vinculan al tipo de información fiscal que deberá suministrarse y a un compromiso público explícito de divulgar puntualmente dicha información.

Apartado 2.1 Deberá proporcionarse al público información completa sobre las operaciones fiscales pasadas, actuales y futuras del gobierno.

Párrafo 60. El Código (de buenas prácticas de transparencia fiscal) propone buenas prácticas en relación con el suministro de información sobre las finanzas públicas en cuatro esferas: 1) la cobertura del presupuesto anual; 2) ejecución presupuestaria y pronósticos; 3) pasivos contingentes, gastos tributarios y actividades cuasifiscales, y 4) deuda y activos financieros.

Apartado 2.1.1 El presupuesto anual deberá abarcar detalladamente todas las operaciones del gobierno central e incluir información sobre las actividades extrapresupestarias. Además, deberá proporcionarse información suficiente sobre los ingresos y gastos de los niveles subnacionales de gobierno de modo que pueda presentarse un estado consolidado de la situación financiera del gobierno general.

Quinta.

El capítulo segundo de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Coahuila de Zaragoza, artículos 24 al 27, precisa sustantivamente la información mínima que las entidades públicas deben informar, pudiendo resumirla en los siguientes conceptos:

a) Estructura orgánica, remuneraciones, directorios, manuales y lineamientos de actuación,
b) Convocatorias y licitaciones públicas,
c) Programas de gobierno e informes de actividades,
d) Información financiera y presupuestal,
e) Resultados de auditorías,
f) Responsables de proveer la información pública, boletines informativos e instrumentos de participación ciudadana.

Además de lo previsto anteriormente, el Poder Legislativo deberá informar lo relativo a las cuentas públicas de los tres poderes, los municipios y de todos los organismos paraestatales o paramunicipales, las leyes y decretos aprobados por el Congreso y el diario de debates, entre otros. Por su parte, el Poder Ejecutivo debe publicar el Plan Estatal de Desarrollo y sus programas, planes y proyectos, además de la Agenda Comunitaria Estatal. En lo concerniente al Poder Judicial, debe publicar también todo lo relativo a sus procedimientos, tesis y acuerdos. Por su parte, los municipios deberán informar acerca del Plan Municipal de Desarrollo, sus programas y su Agenda Comunitaria. El Instituto Electoral y de Participación Ciudadana deberá informar lo relativo al manejo y funcionamiento de los partidos políticos y los resultados de la fiscalización de los recursos públicos y no públicos de los partidos políticos.

Así mismo, especial mención se hace en la ley acerca de la información que deben proveer los entes públicos acerca de los siguientes conceptos:

a. Adquisiciones, arrendamientos y obras y servicios relacionados,
b. Concesiones, permisos o autorizaciones a particulares,
c. Contratos de obra pública.

La Ley de Acceso a la Información Pública precisa los aspectos a publicitar en todo caso y da vida al Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública, cuyo principal objeto es promover, fomentar y preservar el fortalecimiento democrático del derecho a la información pública.

Sexta.

Las cuatro áreas de intervención estratégica del GAP para reducir la corrupción son:

a. El sistema de información, tanto interno como externo. El interno es el conjunto de informaciones que la institución gubernamental necesita disponer para lograr un funcionamiento eficiente que le permita cumplir con sus objetivos. El externo es aquel que interesa directamente al ciudadano para mejorar su calidad de vida y que influye en su relación con la institución gubernamental.
b. El control de la discrecionalidad arbitraria, que es el ejercicio de una función pública en forma libre, con escasa, nula o defectuosa reglamentación y control. Se debe procurar el equilibrio entre la suficiente autonomía y la necesaria reglamentación.
c. Rendición de cuentas. Es la obligación que tiene el funcionario público de responder por una responsabilidad que le fue conferida.
d. Incidencia de la sociedad civil. Es el conjunto de iniciativas e instrumentos destinados a contribuir al desarrollo de la capacidad de control y de incidencia de las organizaciones de la sociedad civil en temas y acciones gubernamentales que son de interés público.

Séptima.

Las instituciones públicas, ahora más que nunca, deben buscar la eficiencia y eficacia en el control de los recursos públicos. La sociedad mexicana está evolucionando y se convierte en el principal factor de los nuevos esquemas de desarrollo de la administración pública.

Coahuila se ha empeñado en fomentar nuevos esquemas que afronten los desafíos de la administración pública. El Sistema Integral de Información Financiera (SIIF-CMH Municipal) cumple con los requisitos de las exigencias de la administración pública, además de apoyar la transparencia y honestidad en la aplicación de los recursos.

PROPUESTA.

Impulsar en los municipios del país la utilización de un sistema de información financiera que reúna las características del Sistema Integral de Información Financiera implementado en los municipios del Estado de Coahuila a partir del ejercicio fiscal 2002.

Objetivos del modelo SIIF

El modelo plantea los siguientes objetivos:
• Homologar las cuentas contables y la técnica presupuestal en todos los municipios del estado.
• Transparentar el manejo de los recursos públicos.
• Aplicar fielmente los procesos de la administración pública.
• Apoyar la operación del sistema con normas y políticas.
• Operar indistintamente en un municipio pequeño o grande.
• Parametrizar los registros contables por el personal de las Tesorerías, sin conocimiento informático y para no cambiar cada año la programación del sistema.
• Registrar operaciones administrativas y de desempeño financiero que puedan ser evaluadas.

El Modelo debe satisfacer, primero que nada, los requerimientos de los administradores municipales:
• Eficientar los recursos económicos y humanos.
• Facilitar el control financiero de la entidad.
• Dirigir los esfuerzos de auditoría a los puntos críticos.
• Simplificar y estandarizar los procesos administrativos.
• Cubrir las lagunas normativas que existen entre documentos y sistemas.
• Mejorar la atención a la comunidad.
• Proporcionar diariamente, información para la toma de decisiones.

Elementos del Modelo SIIF

El modelo SIIF se integra por el propio sistema electrónico SIIF y el medio ambiente administrativo y financiero de trabajo sobre el cual se opera y funciona día a día.

La experiencia nos ha enseñado que los sistemas electrónicos no son la única herramienta que garantiza el buen éxito de la administración municipal, sino que se requiere de la integración de los siguientes elementos para formar un modelo administrativo:
Estructuras financieras.
Normas y políticas.
Procesos administrativos.
Sistema electrónico SIIF.

1. Estructuras Financieras. Definición del catálogo de cuentas, a nivel de mayor, que pueda ser usado por todos los municipios y que homologuen las entradas y garanticen la salida confiable de datos para producir estados e informes financieros.

Principios contables: Apego estricto a los principios de contabilidad generalmente aceptados, emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. Uso de la Base Acumulativa para efectos de registro contable.
Guía contabilizadora: Para evitar dudas en los registros contables, las guías contienen las descripciones y ejemplos de los casos en base a eventos.
Contabilidad por eventos y en tiempo real: nueva técnica para hacer contabilidad que se basa en la utilización de los conceptos de la operación diaria que los funcionarios usan tales como: compras, gasto a comprobar, pago de nómina, etc., que permite al contador predefinir todas las operaciones para que los usuarios del sistema no vean cuentas ni cargos o abonos. La afectación contable por el hecho de ser automática, permite conocer la información al instante, así como los estados financieros de loa entidad.

2. Normas y políticas. Definiciones de medidas y tareas administrativas que apoyan a los empleados en la operación diaria del SIIF y que pueden ser evaluadas y vigiladas por las contralorías municipales, así como por la Contaduría Mayor de Hacienda del Congreso del Estado.

Ciertos objetivos de definir las normas es la homologación de las técnicas presupuestales, ejercitar la Planeación de acuerdo a su propio Plan Municipal de Desarrollo y la introducción del presupuesto por programas.

El uso de las normas define también, los formatos básicos de la operación del modelo: requisición, orden de compra, solicitud de pago, contrarrecibo, cheque/póliza, recibo de nómina, recibo de ingresos.

3. Procesos administrativos. Se elaboraron los procedimientos básicos de la administración pública municipal, usando técnicas de graficado para:

• Contar con un patrimonio documental.
• Capacitar al equipo facilitador.
• Capacitar a los funcionarios municipales.
• Desarrollar en el equipo de trabajo a verdaderos administradores municipales.
• Definir las funciones de las áreas involucradas en las finanzas.
• Garantizar la continuidad en el cambio de administraciones.
• Dimensionar el alcance total del modelo.

Como ejemplo de procesos administrativos, podemos citar: cobro de un ingreso, corte de caja, elaboración del presupuesto, recepción de documentos para pago, pago, etc.

4. El Sistema Integral de Información Financiera (aspectos informáticos). Se seleccionaron herramientas de cuarta generación, de bajo costo, con tecnología de punta a nivel mundial y que son impartidas en las cátedras de las universidades en Coahuila.

Lenguaje de programación: Visual Basic.
Base de datos: SQL Server.
Ambiente de redes: Windows 2000.

Notas:
a.) Visual Basic, SQL Server y Windows 2000 son marcas registradas de Microsoft y están protegidas con derechos de autor.
b.) SIIF es una marca registrada de Advanced Business Systems, S.A. de C.V., y está protegida con derechos de autor.

Filosofía del sistema.

? Sistema electrónico desarrollado bajo el estudio de los procesos administrativos que influyen en las finanzas.

? Integra en un solo modelo todas las funciones de los ingresos, egresos y contabilidad.
? Todos los módulos integran sus datos en la contabilidad.

? Aplica modernos principios de administración pública:
• Las dependencias trabajan en línea.
• Cada dependencia opera su presupuesto.
• Los usuarios no requieren conocimientos de contabilidad.
• Desconcentra el trabajo de la Tesorería.
• Captura los movimientos donde se originan.
• Produce, en forma automática, la contabilidad patrimonial.
• Obtiene saldos diarios, presupuestales y contables.
• Mantiene saldos conciliados de presupuesto y contabilidad.
• Usa formatos de propósito múltiple.

El Sistema Integral de Información Financiera Municipal es la respuesta a las necesidades administrativas de los municipios y una eficaz herramienta para sustentar los requerimientos de información para la toma de decisiones operativas y gerenciales y para efectos de rendición de cuentas y de transparencia fiscal. Es en sí mismo una herramienta avanzada de autocontrol y de promoción de la eficiencia administrativa y financiera.

Saltillo, Coahuila, 30 de marzo de 2004.

C.P. Ricardo Álvarez García
Presidente de la Comisión de Contabilidad Municipal